Vereinsorganisation

Grundlegende Informationen zur Vereinsorganisation

Die enge Zusammenarbeit und die Arbeitsteilung zwischen ehrenamtlich Tätigen und angestellten, bezahlten Mitarbeitenden ist das Wesensmerkmal privater Trägerschaften. Im Grundsatz sind sich alle einig: Die strategische Führung ist Sache des Vorstands, die operationelle Tätigkeit Sache der Geschäftsleitung. In der Realität arbeitet die Geschäftsleitung häufig die Entscheidungsgrundlagen für strategische Entscheide aus und setzen diese um. Somit übernimmt die Geschäftsleitung auch einen Teil der strategischen Führung. Regelmässig kommt es weiter vor, dass der Vorstand auch operationelle Entscheidungen trifft. Nützliche Hilfsmittel sind deshalb Funktionendiagramme und Funktionsbeschreibungen.

Das Funktionendiagramm listet die Aufgaben und Tätigkeiten auf und ordnet den verschiedenen Organen oder Gruppen bzw. Mitarbeitenden ihre Funktion zu (wer bereitet vor, wer hat Antragsrecht, wer entscheidet, wer führt durch, wer muss informiert werden etc.).

• Am Beispiel der Vereinigung der Schulleitungsbeauftragten VSL (Download als Funktionendiagramm (PDF, 148 KB)) wird aufgezeigt, wie ein Funktionendiagramm aussehen kann.
• Ein anderes Beispiel für ein Funktionendiagramm zum Thema Arbeitssicherheit befindet sich auf der Website der SUVA (DOC, 189 KB).

Die gemeinsame Erarbeitung eines Funktionendiagrammes schafft sowohl Klarheit über die verschiedenen Aufgaben und Tätigkeiten, wie es auch klärt, wem welche Funktion zukommt.

Die Funktionsbeschreibung listet für jede Funktion die Zuständigkeiten, Verantwortungen und Entscheidungsbefugnisse auf. In der Regel ist die Funktionsbeschreibung bei angestellten Mitarbeitenden ein Bestandteil des Arbeitsvertrags. Ein Funktionsbeschreibung ist auch für Ehrenamtliche nützlich, beispielsweise wenn es um die Gewinnung neuer Mitglieder des Vorstandes geht. So kann diesen aufgezeigt werden, was von ihnen erwartet wird.

Beispiele für Funktionsbeschreibungen von Präsident/in, Ressortleiter/in Finanzen/Administration und Geschäftsleiter/in finden Sie unter: Funktionsbeschreibung (PDF, 46 KB) bzw. Funktionsbeschreibung (DOC, 49 KB).

Wenn die Funktionen klar umschrieben sind, und wenn in einem Diagramm aufgezeigt wird, wer was entscheidet, wer vorbereitet, ausführt oder informiert werden muss, so hilft das in der täglichen Zusammenarbeit.

Sehr nützlich sind diese Hilfsmittel, um Konflikte im konkreten Einzelfall zu vermeiden.